Организация мероприятий. Как правильно составить бюджет

Составление бюджета мероприятия является одним из ключевых моментов при организации ивент-проектов. Правильно просчитав все траты, вы проведете мероприятие на должном уровне и оправдаете ожидания заказчика. Если какие-то моменты будут упущены, это приведет к непредвиденным ситуациям, которые повлекут за собой не только срыв акции, но и немалые убытки.

Основные расходы

Не зависимо от того, что вы готовитесь провести: презентацию, выставку, конференцию, брифинг или что-то другое, у всех событий бюджет будет состоять из затрат на:

  • аренду площадки;
  • развлечение гостей и презентации;
  • кейтеринг;
  • фото и видеосъемку;
  • освещение события в прессе;
  • охрану места проведения.

К этому списку, в зависимости от специфики проводимой акции, могут добавиться и другие затраты.

Мелочей не бывает!

При планировании события для большого количества людей, нужно до мелочей продумывать все покупки. Часто организаторы забывают о важных деталях, без которых не обходится ни одно мероприятие. Например, карманы для бейджей позволят провести акцию на более высоком уровне. Особенно это касается деловых встреч, выставок и презентаций. Бейджи для сотрудников, обслуживающих ивент-проект, помогут гостям лучше ориентироваться среди незнакомых людей. Они будут знать, кто и какие обязанности выполняет, и к кому с какими вопросами обращаться. Бейджи для гостей, сделанные на заказ, помогут свободному общению между представителями различных компаний.

Важные обстоятельства

Обратите внимание! Обязательным пунктом любого бюджета должны быть расходы на форс-мажорные обстоятельства, они обычно составляют 10-15 % от общей суммы. Этот пункт поможет без особых хлопот разрешить многие конфликты и справиться с непредвиденными ситуациями.

11.02.2019

Возврат к списку